Il fax online per aiutare le imprese. Quali vantaggi nel suo utilizzo?

La nuova era tecnologica ha regalato al mondo del lavoro numerose soluzioni in grado di facilitare il compito di qualsiasi genere di lavoratore e di impresa. Tra questi rientra, senza alcun dubbio, il fax online, vero e proprio pilastro portante della comunicazione tra aziende e tra privati.

Da anni, infatti, si utilizza il fax per inviare e ricevere documenti. Col tempo questa tecnologia è cambiata, si è evoluta e si è resa disponibile sul web dando vita al fax online.

Le aziende possono utilizzare il web per servizi di programmi specifici di fax online, eFax è il più importante, che consentono di faxare qualsiasi tipo di file ad apparecchi fax risparmiando sull’acquisto di un oggetto diventato, ormai, tecnologicamente arcaico. Col fax online, infatti, si dice addio all’acquisto del fax tradizionale, alla spesa relativa alla linea telefonica dedicata per il funzionamento dello stesso ed al consumo di carta e di toner. Inoltre, il fax online elimina i costi connessi all’archiviazione in quanto è sufficiente creare degli archivi digitali per conservare nel tempo i documenti.

Inoltre questa tecnologia è molto pratica, semplice e veloce da utilizzare. Bastano pochi passaggi per fare tutto. All’utente, infatti, viene richiesto semplicemente di creare un messaggio e di allegare a quest’ultimo il documento da spedire. Se il formato normalmente utilizzato per l’allegato è il Pdf, è possibile scegliere anche per documenti in Word o Jpg, senza alcun problema.

Prendendo in considerazione eFax, infatti, prima di cominciare ad usufruire del servizio offerto basta effettuare l’iscrizione al sito di eFax ed avere accesso al pannello di gestione dal quale gestire i nostri fax in entrata ed in uscita. Una volta effettuata l’iscrizione ed avuto l’accesso al pannello, si avranno numerosi vantaggi anche dal punto di vista della mobilità. Con eFax, infatti, è possibile inviare un fax da qualsiasi dispositivo connesso alla rete: pc, tablet, smartphone etc. Col fax online è possibile ricevere documenti in qualsiasi momento grazie ad un dispositivo che permetta di accedere alla casella di posta elettronica. Questo assicura una maggiore riservatezza e notevole risparmio di tempo.

Il risparmio di tempo è una delle peculiarità più apprezzate di questa tecnologia in quanto non si perde più tempo ad aspettare l’invio di un fax davanti all’apparecchio, a riprovare se ci sono problemi di linea, nè si spreca tempo e risorse per cercare di riparare eventuali danni all’apparecchio analogico. Anche la ricezione del fax in alcuni casi può essere associata a più indirizzi email, consentendo di informare istantaneamente tutte le persone che in azienda devono gestire questo tipo di informazioni.

Sul tema della sicurezza il fax online è all’avanguardia in quanto tutti i file inviati sono crittografati. Inoltre è possibile rimuoverli dall’archivio email online e tenere un archivio in locale e protetto, sul proprio computer. Soprattutto è possibile evitare che i fax ricevuti restino, come accade spesso, sull’apparecchio analogico per fax, disponibili allo sguardo di tutti finché qualcuno non passa a ritirarli e visionarli.

 

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