Gestire un magazzino è un’attività fondamentale per garantire la necessaria efficienza alla propria impresa, ma allo stesso tempo risulta anche complicata e disorientante, quando non si posseggono le giuste informazioni di base e il know how per ottimizzare procedure e pratiche.
L’aiuto della tecnologia. Lo sviluppo della tecnologia offre costantemente nuovi strumenti anche in questo ambito così specifico, e oggi è possibile contare sull’aiuto di un software per la gestione magazzino come Easyfatt a cui affidare senza preoccupazioni l’organizzazione di questi lavori, ma comunque è importante sapere quali sono le questioni principali che consentono di comprendere se la propria attività risulta efficiente, se la logistica funziona e se c’è necessità di investire tempo e risorse per ottimizzarla
La gestione del magazzino. Per ottenere il quadro della situazione bisogna partire dal presupposto che la gestione magazzino non significa limitarsi semplicisticamente alla mera amministrazione dei flussi dei prodotti in entrata e in uscita o alla sola organizzazione degli spazi di stoccaggio; questo lavoro comprende anche l’esecuzione di lavori di manutenzione, la formazione del personale che vi lavora, e tutte le attività correlate come il trasporto, la ricezione, gli acquisti, il controllo delle scorte, lo stoccaggio e la distribuzione della merce, senza trascurare ovviamente la rilevanza della dimensione della struttura e dell’impresa.
I principali errori. L’obiettivo chiaramente è superare le difficoltà che si possono essere incontrare in questo tipo di attività, che possono essere molteplici e molto specifiche. Uno dei primi nodi critici riguarda l’ordine: una gestione “artigianale” del magazzino può provocare situazioni in cui solo una persona si occupa e conosce in maniera precisa lo stoccaggio, creando cortocircuiti in caso di sua assenza o situazioni simili. Molto più grave è un altro “errore”, ovvero la mancata equivalenza tra quantità di merce contabilizzata e quantità fisiche presenti, che significa di fondo che la tracciabilità non funziona.
Superare le criticità. Sembra banale dirlo, ma l’efficienza di magazzino si ottiene eliminando le criticità, e il primo snodo su cui intervenire è l’ordine: significa che bisogna rispettare regole su dove e come allocare la merce, definire gli spazi per la movimentazione della merce, ma anche prestare attenzione alla sicurezza delle persone, per limitare gli incidenti anche attraverso operazioni di revisione periodiche e attività di prevenzione.
Come rendere efficiente la gestione del magazzino. Se questi sono in sintesi i fattori da valutare per raggiungere l’obiettivo di efficienza nella gestione del magazzino, l’organizzazione corretta segue in genere tre direttrici, che consentono l’ottimizzazione: gestione del personale magazziniere, direzione strategica della logistica ed esercizio corretto della documentazione di accompagnamento della merce. Questi passaggi permettono di rendere efficace il processo di gestione delle merci in entrata e in uscita, e l’organizzazione del magazzino stesso; di efficientare i processi di gestione delle merci e ridurre il rischio di infortuni per i magazzinieri; di semplificare le procedure di gestione del magazzino.
Un alleato quotidiano. Come detto, oggi le imprese possono contare su un supporto ulteriore grazie alla tecnologia e ai software specifici, che aiutano a gestire il magazzino, la logistica, la tracciabilità, gli inventari in maniera agile e accurata; i programmi, inoltre, riducono i tempi di gestione della logistica, i costi di gestione e il margine di errore, rappresentando dunque un alleato che diventa imprescindibile nella pratica quotidiana.